ברר עם עצמך מי אתה ומה החברה שלך עושה. מצא את הצורה הכי משכנעת ומעניינת להציג את עצמך ואת העסק שלך. קח בחשבון שבמצבים רבים תאלץ לעשות זאת בפחות מ 30 שניות . התאמן על ה‘פתיח‘ שלך עד שיהיה מושלם. הביטחון שתשדר יבוא לידי ביטוי בלחיצת היד, ביצירת קשר עין , ובטון הדיבור. באותה מידה חשובה איכות החומרים שאתה מחלק או שולח בדואר, כולל כרטיס הביקור. זכור, הצלחה גוררת הצלחה לכן הרושם הראשוני שאתה יוצר יקרין על העסק שלך.

 

עליך להחליט מהו ה‘וואו‘ בעסק שלך, מה ה“סיפור“ שלך, של המוצר שלך. מה תוכל לספר למשהו על העסק שלך שישאיר לו טעם של עוד? מה יגרום לאנשים לרצות לשמוע על החברה שלך? לאילו מרכיבים בחברה שלך יש ערך חדשותי? כיצד המוצרים שלך מועלים לציבור או מספקים ערך מוסף? ברגע שתבין מה ה‘וואו‘ בעסק שלך תוכל להכין חומרים המותאמים לאמצעי התקשורת שאליהם אתה מעוניין לפנות.

 

הגדר את הקהל היעד שלך והכן רשימת כתבים רלוונטית. תכין רשימה על בסיס השוק למוצר או השירות שלך: מקומי, לאומי, בינלאומי. אם אתה ”מקומי“ המנסה להתבסס ולצמוח בעיר או בשכונה מסוימת התמקד במקומונים. אם אתה מעוניין לצמוח ברמה הלאומית פנה לעיתונים היומיים: ידיעות אחרונות, מעריב, הארץ. אל תשכח את העיתונות המקצועית ועיתונות הנישה. לדוגמא, אם העסק שלך מתמחה במזון לכלבים שווה לבדוק אילו עיתונים מיועדים לבעלי כלבים.

 

הגיע הזמן לכתוב הודעה לעיתונות. כתוב 3-4 פסקאות על גבי לא יותר מעמוד אחד. הצג את הסיפור שלך בבהירות. הפסקה הראשונה חייבת "לתפוס“ את העיתונאים בזריזות. ציין את הפרטים הבאים: מי, מה, מתי, למה, איפה ואיך. שיטה טובה "לתפוס“ עיתונאים היא להציג מידע שחשוב לקהל הקוראים ולקשור אותו לנושאים שנמצאים על סדר היום הציבור או העסקי. הפסקה השנייה יכולה לכלול מידע נוסף מעט יותר מפורט על העסק ובפסקה השלישית ניתן להוסיף ציטוט ממקור סמכות כלשהו. תמיד טוב לצטט צד שלישי שמרעיף עליך שבחים. כך בחשבון שלעיתים התקשורת משתמשת רק בפסקה הראשונה מההודעה אז חשוב שיהיה בה כל המידע הרלוונטי.

 

מומלץ להכין תיק עיתונות שיכיל את ההודעה שכתבת, חומר רקע על העסק והענף (עלון מידע, טבלת מחירים, מאמרים רלוונטים). מטרת התיק היא לבנות תשתית לכתבה מלאה, לראיון בטלוויזיה או ברדיו. זכור כי עליך להתאים את המסרים לאמצעי התקשורת השונים. למשל, הטלוויזיה תתעניין בתמונה בעוד שהרדיו יתמקד במלל. חשוב מראש איזו תמונה תעביר את המסר שלך באופן הכי אפקטיבי. עדיף להציג סיפור אישי מפני שלצופים יותר קל להזדהות איתו.

 

הגיע הזמן לשלוח את ההודעה. השתמש ברשימת הכתבים שהכנת. שלב הקריטי הוא אחרי ששלחת את ההודעה. אל תסמוך אל אף אחד שיעשה בשבילך את העבודה. הרם טלפון לכל הכתבים. תציג את עצמך בפחות מ-10 שניות ותגיש להם את הצעתך. תמיד תזכור שאתה חייב "לתפוס“ אותם בפחות מ30 שניות וגם להסביר למה הסיפור שלך שווה סיקור.